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2016年1月13日 (水)

PowerPointの使い方

これから、何回かに分けてプレゼンテーションの方法について説明したいと思います。プレゼンテーションの時は、多数の方がPowerPointを使って資料を作ると思います。今回はその時の心構えについて書きたいと思います。

(1)テーマはシンプルに
すべてのページに同じテーマの絵や文字の枠を入れるという機能で、統一感は出ますが、ページに占めるテーマ部分が大きくなりすぎては、自分の言葉や図が少なくなって、言いたいことが伝わりにくい結果になりがちです。技術的な話をしたい時は、テーマが大きくなりすぎないよう、気を付けましょう。自社の社名が入ったテーマがあれば、それを使うのが無難です。

(2)効果はなるべく使わない
アニメや効果音などの効果は、技術力を主張したいプレゼンテーションでは、多用するとじゃまになることがあります。結局、各ページをプリントアウトして配るのであれば、どうしても主張したい所だけに使うようにしましょう。学会発表などでは、使わない場合が多いようです。多用してしまうと、後でプリントアウトを見た時に、印象が薄くなってしまい、何が言いたかったのかが思い出せない状況になりかねません。お客さんがいつも画面に注目してくれているとは、限りません。すぐに終わってしまうアニメや音は、無駄になる危険もあります。

(3)ページ数は少なめ、1ページ当たりの話す時間は2,3分
ページ数が多ければいいというものではありません。聞いている人の1ページあたりの印象が薄くなってしまい、逆効果です。逆に、ページ数が少なくて、1ページ当たりの話す時間が長すぎても、そのページで言いたかった論点がわかりにくくて、よくありません。30分の持ち時間の場合は、10~15ページくらい、1ページ当たり話す時間は2,3分で抑えましょう。もちろん、強調したいページでは長くなっても構いません。長い時間かけたページに印象が残る効果が、現れます。

(4)文字は画面に映った時に読める大きさに
たまに、言いたいことを詰め込みすぎて、文字の大きさが小さくなってしまっていることがあります。これは、お客さんに「読めないから、必要のない情報」ととられてしまいがちです。Webのアドレスなど、長い文字列のものがあることは事実です。でも、二度と見てもらえない情報ならば、書かないことも同じと思ってください。他社の参考資料の掲載がどうしても必要ならば、必要最小限で掲載し、著作権の話などをしてプリントアウトを配ることは、否定しません。

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